En waar ben jij je werk mee begonnen in het nieuwe jaar? Een van de eerste taken is meestal je mailbox bekijken, om al die achterstallige mails te lezen die tijdens de vakantie, door collega’s die toch ook vrij waren (!), zijn verzonden. Bij het scrollen door je mailbox denken velen van ons, waaronder ikzelf, dat je mailbox wel eens opgeschoond moet worden, maar nu even niet. En hier gaat het dus mis… We doen het steevast niet!
Er zijn een paar bedrijven die een clean-up-je-mailboxbeleid hebben, maar het grootste gros niet. En waarom niet, want wat is er eigelijk mis met een grote mailbox die ik als archief gebruik, want daar kan ik immers wel alles terug vinden en niet op al die interne schijven. We hebben toch opslag genoeg, is ook zo’n fijn argument.
Nou, er is wel heel veel mis met een te grote mailbox. Ten eerste is een mailbox niet als archief bedoeld. Je bent verplicht om belangrijke bedrijfsinformatie op te slaan op de schijf of map waar ze horen en met name persoonlijke gegevens horen thuis in het personeels-, cliënt- of leerlingendossier. Ik weet niet of het nog overbodig is om te vermelden dat je niet aan de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voldoet als je onzorgvuldig met deze gegevens om gaat of te lang en verkeerd bewaard.
Door persoons- en bedrijfsgegevens te bewaren in je mailbox heb je direct ook een informatiebeveiligingsprobleem, want de informatie is mogelijk niet beschikbaar op de plek waar het hoort, maar enkel via jouw mailbox te benaderen, de betrouwbaarheid van de informatie kan in twijfel worden getrokken, want wat is nu de laatste actuele versie? En tot slot kan de vertrouwelijkheid niet in orde zijn. De informatie is met teveel mensen gedeeld of met de verkeerde mensen. Het versturen van persoonsgegevens naar de verkeerde ontvanger blijkt, uit de cijfers van de Autoriteit Persoonsgegevens, met 64% van alle datalekken het grootste probleem.
Tevens is tussen een onoverzichtelijke mailbox, spam en phishing mails moeilijker herkenbaar en bestaat er een groter risico op klikken op een verkeerde link, waardoor alle bedrijfsgegevens op straat kunnen komen te liggen of de toegang worden geblokkeerd.
Voor alle bedrijven en organisaties die zeggen dat ze duurzaam en verantwoord ondernemen, maar wel met grote mailboxen zitten, hebben een probleem. Een overvolle mailbox is helemaal niet duurzaam! Iedere email stoot namelijk circa 20 gram CO2 uit. Dat is ongeveer evenveel als 150 meter autorijden. Dit komt door de opslag van de mail op servers in datacenters die wel veel energie nodig hebben.
Hopelijk zet bovenstaande je aan het denken en vind je het nu in 2024 eens tijd om zorgvuldiger met de organisatie- en persoonsgegevens om te gaan door regelmatiger je mailbox op te schonen en deze overzichtelijk te houden. Je mag ook je organisatie eens aanspreken om mee te denken over hulpmiddelen om dit te bewerkstelligen. Dit kan zijn een kalender, een handleiding of toch misschien beleid, als stok achter de deur. Maar wil je hier niet op wachten en vind je het zelf belangrijk? Begin dan met wekelijks een kwartier in je agenda te blokken om je mailbox eens te overlopen en de echt oude berichten gewoon te wissen. Veel succes en hopelijk krijg je hierdoor een opgelucht en opgeruimd gevoel!